Quando la riunione annuale diventa solo un verbale da firmare
Molte aziende vivono la riunione periodica prevista dall’art. 35 del D.Lgs. 81/08 come un semplice adempimento burocratico: una riunione da convocare una volta all’anno, con un verbale già predisposto e poche riflessioni reali sui temi della sicurezza.
Eppure la norma è molto chiara. Nelle aziende con più di 15 lavoratori, almeno una volta l’anno il datore di lavoro deve riunire attorno allo stesso tavolo le principali figure della prevenzione: RSPP, Medico Competente e RLS.
Durante l’incontro devono essere analizzati il Documento di Valutazione dei Rischi; l’andamento degli infortuni, delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria; i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale; i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.
Sulla carta è tutto chiaro. Nella pratica, però, questa riunione viene spesso ridotta a una formalità.
Il rischio nascosto dietro una riunione gestita male
Quando la riunione annuale viene trattata come una formalità, si perde un’occasione fondamentale di gestione della sicurezza.
Succede spesso che:
• il DVR non venga realmente discusso ma solo citato nel verbale;
• l’analisi degli infortuni si limiti a qualche numero (indici di frequenza o gravità) senza approfondire le cause;
• i cambi mansione avvenuti durante l’anno non vengano analizzati;
• i gruppi omogenei non vengano aggiornati in base alla reale organizzazione del lavoro.
Il risultato è che le stesse criticità continuano a ripetersi: infortuni con dinamiche simili, problemi organizzativi non affrontati e costi nascosti legati a visite mediche, cambi mansione e gestione delle emergenze produttive.
Inoltre, perdere questo momento di confronto significa non sfruttare l’unica occasione dell’anno in cui Datore di Lavoro, RSPP, Medico Competente e RLS sono seduti allo stesso tavolo per discutere concretamente di sicurezza.
Preparare la riunione come uno strumento di gestione della sicurezza
La riunione periodica può diventare uno degli strumenti più utili per migliorare realmente la sicurezza aziendale, a patto di prepararla nel modo corretto.
L’esperienza che abbiamo maturato in oltre 20 anni di lavoro in Soluzioni ci insegna che il valore della riunione dipende soprattutto dalla preparazione che la precede.
Prima dell’incontro è utile raccogliere e organizzare alcune informazioni fondamentali, ad esempio:
• le attività di sicurezza svolte durante l’anno da condividere con l’RLS;
• tutte le valutazioni dei rischi aggiornate da portare all’attenzione del Datore di Lavoro, assieme ai corsi di formazione da programmare per i mesi successivi;
e molte altre ancora!
Quando la riunione è preparata correttamente, inoltre, non dura pochi minuti, perché diventa un vero momento di confronto e pianificazione. E ci sono ancora molti altri aspetti su cui puoi andare a lavorare.
Trasformare un obbligo in un'opportunità di miglioramento
Abbiamo visto che la riunione annuale prevista dall’art. 35 non deve essere vista come una semplice formalità normativa.
Se gestita correttamente può diventare uno strumento fondamentale per migliorare l’organizzazione della sicurezza, prevenire gli infortuni e programmare in modo efficace le attività dell’anno successivo.
Se vuoi approfondire come strutturare correttamente la riunione periodica o migliorare il sistema di gestione della sicurezza nella tua azienda, il team di consulenti di Soluzioni Srl è a disposizione per supportarti!
Contattaci qui per un confronto o per analizzare insieme come trasformare questo obbligo normativo in una reale opportunità di miglioramento!
comunicazioni@soluzioni-azienda.it
VUOI ANALIZZARE LA SITUAZIONE DELLA TUA AZIENDA PER LA GESTIONE DELLA SICUREZZA?
Fai qui la check gratuita in meno di 1 minuto -> https://tinyurl.com/CheckSicurezzaSoluzioni